En kö för hela skolan
Stockholm Science & Innovation School, SSIS, öppnade 2013 och började använda HIT i februari 2016. Skolan har aldrig delat upp arbetet i en kö per avdelning. Allt hamnar i en gemensam kö, oavsett om det gäller en elevdator som ska bytas, ett inköp som väntar eller en lokal som behöver åtgärdas.
Tre handläggare delar på kön. De flesta ärenden skapar de själva, och bara ett fåtal kommer in via mejl från elever och personal. Kön är med andra ord skolans gemensamma lista över allt som ska göras.
Och den listan är lång. Under 2025 öppnades omkring 2 500 ärenden, och i början av november 2026 hade skolan redan passerat 3 000.
”Nästan allt vi gör på skolan går genom HIT. Det är vår gemensamma att göra-lista.”
Runt 170 uppgifter som ingen behöver komma ihåg
Ingen av HIT:s kunder använder schemalagda ärenden lika mycket som SSIS. I dag har skolan omkring 170 stycken – uppgifter som återkommer varje vecka, termin eller år och som dyker upp i kön när det är dags.
Flest handlar om eleverna, men de täcker nästan alla delar av skolan: allt från planering inför terminsstart och skolans marknadsföring till budgetuppföljning och kontroll av säkerhetskopior.
Även det lilla finns med, som underhåll av utrustning och påfyllning av förbrukningsmaterial innan något tar slut. Det är sådant som är lätt att glömma, tills det plötsligt inte fungerar.
”Det är skolans minne. Rutinerna finns kvar även när personerna byts ut.”
En checklista när någon börjar, byter eller slutar
När en elev eller medarbetare börjar eller slutar på skolan behöver många saker hända, och ofta hos flera olika personer. Därför använder skolan ärendemallar. Ett enda ärende skapar direkt alla underärenden som behövs, och varje del hamnar hos den som ska utföra den.
Mallarna följer eleven eller medarbetaren genom skolan, från första dagen till den sista. Varje steg finns med, så att inget missas, inte heller när det var länge sedan någon gjorde samma sak senast.
- När någon börjar
-
- Konton och behörigheter skapas
- En dator förbereds och lämnas ut
- Passerkort eller tagg delas ut
- När någon slutar
-
- Datorn lämnas tillbaka
- Passerkort eller tagg lämnas tillbaka
- Konton och behörigheter stängs av
Skolan har också mindre mallar för sådant som återkommer ofta under läsåret. När handläggaren skapar ett ärende från en mall kan hen fylla i till exempel vilken elev eller kurs det gäller, som då hamnar i ärendets titel. Det syns direkt i kön vem eller vad ärendet gäller.
Rätt lista vid rätt tillfälle
När allt finns i en och samma kö blir filtren viktiga. SSIS har delade filter som alla handläggare kan använda för att med ett klick se det som är aktuellt just nu.
Ett av de mest användbara är Ej tilldelade ärenden, som visar det som ingen har tagit ännu. Så blir inget liggande i kön utan att någon har ansvar för det. Andra filter samlar ärenden inom ett visst område, till exempel inköp, så att den som ansvarar för det snabbt ser vad som väntar.