Sedan starten har Thorildsplans gymnasium varit med på resan
Thorildsplans gymnasium var med och satte grunden, och har använt systemet sedan de allra första versionerna. Under årens gång har dialogen mellan användare och utvecklare varit en viktig del av utvecklingen, och när behoven i vardagen förändrats har systemet kunnat utvecklas i samma riktning.
”Då vi har använt systemet sedan det föddes kommer jag knappt ihåg hur vi arbetade innan.”
Från post-it-lappar till gemensam överblick
Innan HIT blev en del av det dagliga arbetet hanterades mycket med post-it-lappar, lösa anteckningar och påminnelser i kalendern. Det kanske fungerade, men det var lätt att tappa bort information och svårt att få en gemensam överblick över allt som skulle göras.
I dag använder skolan HIT för felanmälningar, arbetsordrar och återkommande arbetsuppgifter. Många av de funktioner som används har tagit form utifrån sådant som medarbetarna faktiskt behövt i sitt dagliga arbete, och det är något som gör HIT väldigt unikt.
Funktioner som vuxit fram i vardagen
Thorildsplans gymnasium lyfter bland annat fram att det blivit enklare att hantera större ärenden med många händelser och att arbetsflödet blivit smidigare när alla arbetar i samma system.
En särskilt uppskattad funktion är möjligheten att se när en kollega redan arbetar i ett ärende, vilket minskar risken för dubbelarbete.
”Vi kan nu se om någon annan kollega är inne och jobbar i ett ärende så att man inte svarar kunden samtidigt.”
Mer än ett ärendehanteringssystem
Med tiden har HIT också blivit ett verktyg för planering.
I dag använder Thorildsplans gymnasium också delar av ärendehanteringssystemet HIT för att planera och följa upp återkommande aktiviteter under året. Genom att skapa automatiska ärenden får de påminnelser i god tid innan viktiga uppgifter ska genomföras.
Det kan handla om allt från brandskyddsronder och inventeringar, till återkommande underhåll eller andra aktiviteter som behöver genomföras vid bestämda tidpunkter.
